Notion愛好家の皆さんこんにちは！
【第5号】では、PARAメソッドにおける情報の流動性と、週次レビューの構築方法を紹介していきます！
Notion道ニュースレターではNotionにおけるタスク管理と情報整理術について深くコンセプトを掘り下げ、日々の生産性を向上させるためのヒントを毎週水曜日にお届けしています。
🗒️目次
- 📅ニュースレターを5週続けた正直な感想
- 📰HOMEメニュー誕生！チーム運用の救世主となるアップデート
- 🎯アクショナビリティーを意識せよ
- 🏵️P.A.R.Aカテゴリーの情報の流動性
- 🚁具体的なアクション例
- ✅GTDの週次レビュー習慣
- 🏗️Notionはデータベースが前提
- ⚡️テンプレートの配布や学習コンテンツはDiscordコミュニティへ
- 🌏コミュニティβテストを実施中
- 🔍 ご意見・ご感想をお寄せください
📅ニュースレターを5週続けた正直な感想
ニュースレターも第五号となりますが、ここまでの正直な感想をお伝えしますと、「思っていた通りキツい」です。最初から覚悟を決めていたのでわかっていたことですが、毎週一定以上の質と量を担保しつつ読者にニーズのあるニュースレターを届けていくというのは生半可なことではありません。
情報を発信することに追われてしまい、クリエイターとして一番肝心なテンプレートをクリエイトするという時間を捻出できていないというのが今一番の悩みです。通常のSE業務に加えて毎日のXのポストにスレッド投稿、YouTubeも台本作成から撮影、編集まですべて一人でやっております。さらにはDiscordのコミュニティ運営も始めて受け入れの準備からコンテンツの拡充など・・・他にもやりたいことは山のようにあります。
とはいえ生産性を売りにしている僕がこんなところでへこたれている暇はありません。単純な話、「僕じゃなくてもいい仕事」は他の人にお願いする、のが一番早い解決法です。僕は「僕じゃないとできない仕事」だけに集中して、限りある時間を有効活用できるよう、より一層生産性の鬼になって踏ん張っていきたいところであります。
📰【Notionニュース】
HOMEメニュー誕生！チーム運用の救世主となるアップデート
Notionアンバサダーの熊倉さんから、新機能であるHOMEメニューの発表がXでありました。まだすべてのユーザーに適応されているわけではないっぽいので徐々にアップデートが入ってくると思います。
特にタスクデータベースを統合して表示できる「マイタスク」機能は、チームごとにタスクのデータベースが分散していても自分のタスクが統合して表示できるようになるためチーム運用されている方には特に朗報です！
Notion新機能「HOMEメニュー」がリリース！
熊倉 佳彦｜いとなみ｜Notion公式ｱﾝﾊﾞｻﾀﾞｰ&ﾃｸﾆｶﾙｺﾝｻﾙ @yoshihiko_k
一画面でまるっとワークスペースの重要な情報が把握できます👀
表示されるコンテンツ
1️⃣ 最近のアクセス
2️⃣ マイタスク
3️⃣ おすすめ
4️⃣ トレンド
5️⃣ おすすめのテンプレート
6️⃣ 学習
👉🏻 特にマイタスク。…pic.twitter.com/3fpuZsWlsn— 熊倉 佳彦｜いとなみ｜Notion公式ｱﾝﾊﾞｻﾀﾞｰ&ﾃｸﾆｶﾙｺﾝｻﾙ (@yoshihiko_k) February 22, 2024
🎯アクショナビリティーを意識せよ
PARAメソッドは生活における情報を４つのカテゴリーに分類した時の頭文字をとったものでした。今回はそのカテゴリー間の情報の流動性について深堀していきたいと思います。
| P.A.R.Aメソッドは情報整理のやり方を劇的に変える新しい生産システム |
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【第2号】のニュースレターを見ている方ならすでにあなたのパソコンには
- プロジェクト
- エリア
- リソース
- アーカイブ
- インボックス
というフォルダができているかと思います。
それでは、実際にどうやってこれら４つのカテゴリーが変化していくかを見ていきます。
🏵️P.A.R.Aカテゴリーの流動性
- プロジェクトからは将来再利用できるようなリソースが生まれます
- プロジェクト自体に期限がなくなり、今後も維持していかないような責任を持つ場合はエリアに転換します。
- プロジェクトが完了すればアーカイブへと移動させます
- エリアからは、特定のミッションが発生し成果や期限を持ったプロジェクトが生まれます。
- 責任範囲がなくなり、ただの興味や関心事になったものはリソースへと降格します
- 活動が停止したエリアはアーカイブへと移動します。
- リソースからもプロジェクトが発生することがあり、それはそのままプロジェクトへ参考資料として活用します。
- ただの趣味や関心事であったものが、責任を持ち実際にアクションが発生するようになったものはエリアへと昇格します。
- 古くなって使えなくなった情報、全く関心がなくなってしまった趣味などはアーカイブへ移動します。
- アーカイブからは過去プロジェクトの再利用や古いドキュメントが必要になるときがあります。そんな資料は再び現在活動中のプロジェクトの中へ取り出して移動させます
- 再び興味を持つようになった関心事はリソースへ
- 責任を持ち、アクションが発生するものはエリアへと戻ります
🚁具体的なアクション例
具体的なアクションは以下のような流れになります。
- 次の旅行先を「箱根」と決めたら箱根旅行プロジェクトを作成する
- リソース内にある「旅行」フォルダから役に立ちそうなメモや関連情報を探し、箱根プロジェクトに移動する（前回の旅行で使った持ち物チェックリスト、旅程など）
- 旅先の情報や行きたい場所のリスト、リサーチ情報、自分のノートやメモなどを作成し、プロジェクトフォルダに格納する
- 旅行が終わればプロジェクトフォルダごと、アーカイブへ移動する
- ※インターミディエイトパケット（IP）を見直して別のフォルダに入れる
ここでいうIPとは「仕事の進行中にまとめた再利用できる情報の断片」とセカンドブレインでは定義されています。IPにはプロジェクトによって様々なものがあります
- 読んだ本や記事を要点がわかるように自分でまとめたもの
- 個人的な考えを書き込んだ日記や日誌
- SNSに投稿した内容、画像や動画
- プレゼンに使ったスライドや図表
- 紙やアプリに記したグラフ、マインドマップ
- ブログの投稿や報告書など自分で書いたもの
- アジェンダ、チェックリスト、テンプレート
- 他の人が作った資料
など、プロジェクトの進行の過程で作成したこれらを見直してそれぞれのフォルダに格納しておくことで自分の知識財産が大きくなり、新しいプロジェクトに取り組むときにもゼロから始めるよりはるかに良いスタートを切ることができるようになります。
プロジェクトの振り返りは週次レビューで行うのがおすすめです。
✅GTDの週次レビュー習慣
週次レビューはデビット・アレンがGTD（Getting Things Done）で提唱した習慣です。仕事と生活を見直して意識的にリセットするための手法で、あらたなTodoリストを作成し、現在のプロジェクトを見直して翌週の優先事項を決める、ということがすすめられています。
週次レビューではどんなことするのかをざっくりご紹介します
- 前後2週間のカレンダーをチェックし、やり残したことはないかを確認し、次週やるべき優先順位をつける
- 1週間で作ったメモを見直し一目で見てわかるタイトルに直し、しかるべきPARAフォルダへ仕分ける
- たまった未整理タスクを確認し、適切なプロジェクトとエリアに仕分ける
- プロジェクトリストの見直しとアップデート
タスクDBについては「期限」が1週間以内のフィルターを設定し、ノートについては「最終更新日時」または「作成日時」でフィルターするとレビューしやすくなります。個人的には並びが変わらないので作成日時で並べてレビューする方が好みです。
🏗️Notionはデータベースが前提
コンピュータ上のファイルシステムであればフォルダやファイルを移動させるだけで済みますがNotionではそれをどうやって実現すればよいでしょう。Notionは一般的なフォルダベースのアプリではなく「データベース」ベースのアプリだということを理解している必要があります。
プロジェクト
- プロジェクトとリソースをリレーションでつなぎプロジェクトの参考資料として保持する、またはプロジェクトページに直接参考URLをブックマーク
- プロジェクトが完了したらステータスプロパティを「完了」に
- プロジェクトが中止となったら「アーカイブ」プロパティにチェックを入れる
（脱線）少しだけサブタスクのお話
Notionでプロジェクトの内のタスク（サブタスク）を表現する方法はいくつかあるのですが、僕はシンプルにタスクDBだけを使う方法をすすめています。
他にも以下のようなやり方があり、タスクの種類によってメリットデメリットがあります
- データベースのサブアイテムを使う方法
- タスクページ内のTodoリストで管理する方法
- 自己リレーションで親子関係を表現する方法
- テキストプロパティ+ボードビューで表現する方法
などサブタスクの話になると話が大きくなってしまうのでまたどこかの回で特集できたらと思います。
エリア
- プロジェクトとエリアをリレーションでつなぐ
- エリアとリソースをリレーションでつなぐ
- 各エリアのページには現在進行中のエリアプロジェクト、エリアリソース、エリアゴールをリンクドデータベースで表現する
- 責任範囲がなくなり、ただの情報になったものはセレクトプロパティで「リソース」へ切り替える
リソース（＋ノート）
- それぞれの関連情報・メモはエリア、タグを設定
- Save to NotionでWebクリップできるようにリソースDBと紐づけ
- 全てのリソース/ノートはエリア別、タグ別でグループ化して表示
- Webクリップのステータスは
- レビュー前、レビュー中、レビュー済み
- ノートのステータスは
- ドラフト、進行中、完成
- プロジェクトが発生した場合はプロジェクトページを作成し、関連情報として紐づけ
- 関心事や趣味がアクショナブルになり、責任を持つようになったらセレクトプロパティで「エリア」へ切り替え
- 興味のなくなった趣味、古くなった情報は「アーカイブ」プロパティにチェックを入れる
アーカイブ
- アーカイブ専用のページを作成する
- リンクドビューでそれぞれのデータベースでアーカイブと扱う条件でフィルターをかけてビューを作成する
- 再度必要となった情報は部分的に取り出し、現在動いているプロジェクトに紐づけを行う、またはそのまま復活させる
⚡️テンプレートの配布や学習コンテンツはDiscordコミュニティへ
ここからは有料購読いただいている方のみが閲覧できます・・・としたいところなのですが、先週もお伝えしたようにNotionは実際の操作画面を見たり直接やり取りする方が断然分かりやすいなということで、テンプレートの配布や学習コンテンツ、動画教材、各個人に適したセカンドブレインの構築の相談などはこのニュースレターと連動したコミュニティの方で展開していくことにしました。
🌏コミュニティβテストを実施中
現状「みんなのニュースレター」では外部のDiscordサーバーとの連携はまだ実装されておりません。なので現在は一時的に無料購読いただいている方を対象にコミュニティサーバーを開放しています。
すでにご購読いただいている方へはご案内のメールを出しているのでもしまだチェックされていない方はメールボックスを見てみてください。メールが届いてないという方がいたらDMでご連絡をいただければ対応いたします。
もし、自分だけでは構築できないな、Notionのことももっと勉強したいな、という人はぜひコミュニティへの参加をご検討ください。Notionの事をなんでも答えてくれる、開発したAIチャット（GPT-4ベース）のバックアップもあります。名前はNotionAIの「ノーティ」君と名付けました。ごろも良くて結構気に入っています。
🔍 ご意見・ご感想をお寄せください
このニュースレターではみなさんからのご意見・ご感想を受け付けています。
ご質問に関してはニュースレターを通してご回答させていただきます。