Notion愛好家の皆さんこんにちは！
今週はNotionでPARAのルールを取り入れたページを作っていきます！まずは一番大事なプロジェクトと、それにつながるエリア、タスクを作成していきます！ぜひ、あなたのNotionにも取り入れてそのパワーを感じてください！
このニュースレターではNotionにおけるタスク管理と情報整理術について深くコンセプトを掘り下げ、日々の生産性を向上させるためのヒントを毎週水曜日にお届けしていきます。
📩【先週号】P.A.R.Aメソッドの概念
第2号ではセカンドブレインの中核ともいえるP.A.R.Aメソッドとその実践方法について触れて入れていきました。もしまだ見ていない人がいたら今週号以降の構築の理解に役立ちますので是非見てみてください。
🆕新機能ボタンプロパティ登場！
これは、
- 書類や提案の承認
- アイデアの投票
- タスク稼働時間の計測
などワンクリックで複数のアクションを定義できる便利な追加機能です。
YouTubeで解説動画を上げているので新機能をキャッチアップしたい人はぜひ見てみてください！動画はこちら
🏢Notionでプロジェクトとエリアを作成する
さて、今回はいよいよP.A.R.Aの構成をNotionで構築していきます。
P.A.R.Aは
- プロジェクト
- エリア
- リソース
- アーカイブ
の4つの頭文字をとったものです。
プロジェクトで必ず必要となる要素は
- 始まりと終わりがあること
- プロジェクトの経過に応じた”結果”がはっきりしている事
でした。
プロジェクトは短期的な取り組みなので1つ1つのアクションを定義する「タスク」も必要になってきます。そのタスクの集合がプロジェクト、になります。
✅ステップ１：データベースを作成する
まずは、適当な場所に空のページを作り、以下のデータベースを作ります。
リソースとアーカイブに関しては別の回で詳しく見ていきます。
ナレッジの管理とタスク管理はひとまず別軸で考えていった方がシンプルになります。それぞれフルページではなく、インラインのデータベースで作っていきましょう。
- プロジェクト[DB]
- タスク[DB]
- エリア[DB]
✅ステップ２：プロパティを設定する
各データベースに必ず必要なプロパティを追加します。
プロジェクトには必ず期限が存在します。
また、すべてのデータベースにはソートのために「作成日時」と「最終更新日時」を付けておくことをおすすめしています。
エリアDBの種類プロパティには大きく分けて3つほどのカテゴリーを付けておくとエリアの区別がしやすくなるのでおススメです。
エリアにだけ「アーカイブ」がありますがこれはプロジェクトとタスクにおいては終わりのある「完了」（または中止）がアーカイブの扱いになるためです。
それぞれの完成イメージは以下
- プロジェクト
- ステータス（未着手、進行中、完了、キャンセル）
- 実施日（期限）
- 優先度（緊急、高、中、低）
- タスク（リレーション）
- エリア（リレーション）
- 進捗（タスクのロールアップ。完了の割合）
- タスク
- ステータス（未着手、進行中、完了）
- 実施日（期限）
- プロジェクト（リレーション）
- エリア
- 種類（仕事、個人、学校など）
- プロジェクト（リレーション）
- アーカイブ
各データベース間のリレーションは以下のようになっています。
1つのプロジェクトは複数のタスクを持ちますが、1つタスクが複数のプロジェクトにまたがるということはありません。同様にエリアも複数のプロジェクトを持ちますが、1つのプロジェクトが複数のエリアに該当するということはありません。
✅ステップ３：ダッシュボードを作成する
現在のページをP.A.R.Aのダッシュボードとしてビューを作成していきます。
ダッシュボードとは、重要な情報やツールを一つの場所にまとめて表示するためのインターフェースです。ここではPARAのデータベースを1つに集めて見やすくしたページ、と考えればいいでしょう。
なお、このビューの作り方には正解はなく各個人が抱えるプロジェクトの属性や個人の好みによって表示のさせ方や使い方はかなり変わってきます。なのでここでは一番ベーシックとなるビューの使い方を設定していきます。
- プロジェクト
- ステータスごとのビュー
- レイアウト：ボード
- グループ：ステータス
- 優先度ごとのビュー
- レイアウト：ボード
- グループ：優先度
- タイムラインビュー
- レイアウト：タイムライン
- タイムラインの表示基準：実施日（期限）
- タスク
- プロジェクトごとのタスクビュー
- レイアウト：テーブル
- グループ：プロジェクト
- 実施日が今日だけのタスクビュー
- レイアウト：テーブル
- グループ：ステータス
- フィルター：実施日の開始日が今日と一致
- エリア
- レイアウト：ギャラリー
最終的なアウトプットはこんな感じになります。
💡使いやすいNotionを構築していくコツ
今回は全てインラインでデータベースを作るステップにしましたが、データベース本体は専用のページを作っておいてそこに集め、それ以外のページではリンクドビューで表示させるという運用がおすすめです。
以下は僕がNotionのページを作るときにいつも意識していることです。
特にアイコンや色の統一感は視認性の向上につながるのでおすすめです。
- データベースの本体は全て1か所に集めておく
- 各ページやダッシュボードにはリンクドビューを使う
- 全てのページに絵文字かアイコンを付ける
- データベースのページにはデータベーステンプレートを使ってすべてのページにアイコンを付ける
- 複数のデータを持つリレーションデータは表示方法を「最小化」にする
- テンプレート単位でアイコンの色を統一する
🔫Notionを使いこなせるようになるためには
参考までに今回僕がニュースレター用に作ったページをテンプレート化しておきましたのでご自由に複製して使ってください。ですが、注意点があります。Notionを使いこなせるようになって思い通りのページを作れるようになりたいという人は必ず今回紹介したステップに沿って自分で構築できるように心がけてください！
テンプレートはこちら
わからないところがあればテンプレートの設定を隅々まで見て同じように設定してみてください。テンプレートをそのまま使うだけでは自分が描く理想のシステムを作り上げることはできません。セカンドブレインは自分の生活にとりまく情報をすべてデジタル化していくための手法になっています。ぜひ、自分で構築するのを楽しみながら理想とするページを作り上げていってください！
次回以降でリソースやノートなどのナレッジマネジメント部分について深堀していきますのでお楽しみに！
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