Notion×GTDで最強のタスクマネジメントシステムを構築する

Notion愛好家の皆さんこんにちは！

Notion道ニュースレターではNotionにおけるタスク管理と情報整理術について深くコンセプトを掘り下げ、日々の生産性を向上させるためのヒントを毎週水曜日にお届けしています。今回はGTDをNotionで実践していくためのステップとテンプレートをご紹介します！

🗒️目次

• 📝GTDとは？
• • 👍GTDのメリット
  • ⚠️GTD本は万人にはおすすめできない
  • 👣GTDプロセスの５ステップ
• 💡ステップ１：気になることすべてのことを「把握する」
• 🧐ステップ２：それぞれが何を意味するのか、どのような対応をすべきかを「見極める」
• • 🏔️プロジェクトは1つ上の視点
  • 🕍カレンダーは聖域
  • 🧭見極めるステップでの重要な指針
• 🗃️ステップ３：ステップ２によって明らかな内容を「整理する」
• 🔄ステップ４：行動の選択肢を「更新する」
• ⚖️ステップ５：何をするべきかを「選択する」
• 🎁Notion × GTDテンプレート配布
• 🔍 ご意見・ご感想をお寄せください

📝GTDとは？

GTDは「Getting Things Done」の略で生産性コンサルタントであるデビッド・アレン（David Allen）によって書かれた著書が有名です。GTDは個人の生産性と効率を向上させるための時間管理の手法になります。

👍GTDのメリット

GTDの特徴と指定は「インボックス」という入れ物を用意しておいて、気になることすべてのことを「把握する」というところからスタートします。
収集することと整理することを分けて行うことで様々な効果が期待できます。特に僕は実践していて以下のようなメリットを感じています。

• やらなくていいことを気にしなくてよくなった
• １つ１つのタスクに集中できるようになった
• 優先度をつけてタスクを進められるようになった

⚠️GTD本は万人にはおすすめできない

紹介しておいていきなりなんですが、日本語訳で出版されている「はじめてのGTD」のレビューを少しだけ。

デビッド・アレン氏のGTD本は素晴らしい内容なのですが、完全にデジタルなNotionでGTDを実践をしようとしている人には注意が必要です。

まず、本が400ページ近くあり、同じような内容が何度も出てきたりするので少し読みにくいです。あまり本を読みなれていない人が読み切るには結構辛いんじゃないかなというのが率直な感想です。

また、内容も紙やボックスといったアナログでの事例は多いのですが、デジタルでの実践的な内容についてはちょっとサンプルが少ないです。

GTDは素晴らしいコンセプトなので、この翻訳本から入って挫折してしまう人がいるのはとてももったいないなと思っています。なので僕は両手を上げてとりあえずこの本を読め、とは言いません。

その代わり、今回はデジタルでもすぐにGTDを実践できるNotionのテンプレートを作成しましたので、ぜひともその魅力を感じてほしく、ニュースレターの最後に紹介したいと思います。

👣GTDプロセスの５ステップ

GTDを実践していくには５つのステップがあります。それぞれのステップを詳しく解説しながら、実際にNotionで構築していく方法を解説します。

1. 把握する (収集)
2. 見極める (処理)
3. 整理する (整理)
4. 更新す る (レビュー)
5. 実行する (行動)

💡ステップ１：気になることすべてのことを「把握する」

GTDでは、タスクや何かアイディアが思い浮かんだ時、すぐに収集します。頭の中にあることなどを100％把握する必要があります。
Notionではタスクデータベースや情報管理用のデータベースをそのままインボックスとすることができます。
大事なポイントとしては

• インボックスの数は必要最小限にする
• インボックスは定期的に空にする

ということです。インボックスの数は１つじゃなくてもいいのですが、多くても２，３個までにしておくといいでしょう。Notionではタスクデータベースや情報管理用のデータベースをそのままインボックスとすることができます。

🧐ステップ２：それぞれが何を意味するのか、どのような対応をすべきかを「見極める」

GTDのプロセスに従ってインボックスに入ったタスクを見極めます。

• 現時点では無価値で、もう必要のないもの　→　ゴミ箱
• あとで必要になるかもしれない情報　→　資料
• 今やる必要はないが、いつか行動する必要が出てくるかもしれないもの　→　いつかやる/多分やるリスト
• 2分以内に完了できるタスク　→　今すぐやる！
• 人に任せることができる　→　連絡待ちリスト
• 実行すべき日時が決まっている　→　カレンダーに追加
• 期限がない　→　次にとるべき行動リスト

🏔️プロジェクトは1つ上の視点

アクションが明確でないものはそのタスクの目的を考え、プロジェクトの作成を検討します。ここでいう、プロジェクトとは

• 始まりと終わりがあること（GTDでは1年以内に達成できる事柄）
• プロジェクトの経過に応じた結果がはっきりしていること

です。

例えばですが、YouTubeの制作なんかがプロジェクトに該当します。

YouTubeの制作には台本の作成から、動画の撮影、編集作業、レビュー、公開など、それぞれのステージにおいてアウトプットがあり、かつ明確な完了条件があります。このようなものをプロジェクトと定義していきます。

アクションが明確になるまでタスクを細分化したら、後は他のタスクと同じように処理していきます。

🕍カレンダーは聖域

カレンダーにはその日、または特定の時間じゃないとできないものを追加します。GTDにおいて重要な原則として、「Todoリスト」は未来のカレンダーには追加しないというものがあります。

Todoリストをカレンダーに追加してしまうと、その日に必ずやらなければいけない予定と、ただのTodoリストが並んでしまい、本当にその日にやらなくてはいけないことに集中できなくなってしまうからです。

そのため、Notionでも基本的にはアポ以外のタスクは未来のカレンダーには追加しない、という方針でやっていきます。

🧭見極めるステップでの重要な指針

1. 緊急性は考えない

急ぎのものや重要そうなタスクから処理してしまうと放置されるものが必ず出てきてしまいます。 なので、インボックスは必ず上から順番に1つずつ処理していきます。

2. インボックスには戻さない

選択というのは脳のエネルギをー使います。一度決めたリストからまたインボックスに戻してしまうと脳のエネルギーをまた消費してしまい、非常に効率が悪くなります。 きちんとその場で判断を下したらそれを信じて、実行していきましょう。

🗃️ステップ３：ステップ２によって明らかな内容を「整理する」

ステップを実施していくとインボックスを含めた５つのリストがあることがわかります。

🔄ステップ４：行動の選択肢を「更新する」

インボックスの整理は都度更新を行います。

GTDでは週次レビューを行い、意識的に仕事と生活のバランスを見直すことが推奨されています。

週次レビューではプロジェクトの見直し、カレンダーのチェック、いつかやる/多分やるリストのチェックなどを行います。

大事なのは週次レビューに時間をかけすぎないことです。レビュー自体に時間がかかると効果を感じる前に週次レビューそのものをしたくなくなってしまいます。

長くても30分～1時間で終わるようなレビューにし、書いてある内容について考えたり編集しないようにしましょう。

週次レビューには専用のチェックリストを作っておくのがおすすめです。

⚖️ステップ５：何をするべきかを「選択する」

最後はここまで作ってきた自分のリストを信用し、「次にとるべき行動リスト」の中からタスクを選択し、実行するだけです。

ここでタスクを選択する指針としては以下の4つになります。

１．その時の状況は？

２．使える時間は？

３．使えるエネルギーは？

４．優先度

詳しくは以下の過去ツイートもご参考ください。

	とうまろ/ Notionをプロのツールに変える
	@heytoumaro

【次にやるタスクを決めるときの4つの指針】

仕事のタスクは期限が決められていることが多いですがプライベートのToDoに期限はありません。
GTDにおける行動を「選択」するモデルをご紹介します！

１．その時の状況は？… pic.twitter.com/teWvR11Jzw

— とうまろ/ Notionをプロのツールに変える (@heytoumaro) December 7, 2023

今回作成しているテンプレートでは、タスクにかかる時間と質にフォーカスを当てて、以下のように「文脈」プロパティを設定しています。

🎁Notion × GTDテンプレート配布

今回作成したNotionのテンプレートは現在Xで配布中です。

	とうまろ/ Notionをプロのツールに変える
	@heytoumaro

🎁Notionテンプレート配布🎁

【Notion×GTD 最強のタスクマネジメント】

僕がこの1年研究・実践してきたNotionのタスク管理に1つの解答を出しました。

■このテンプレートで学べる事
・GTDの5ステップ
・インボックスと4つのリストの使い分け
・1日のタスクのプランニング法… pic.twitter.com/bl6UiZfKVE

— とうまろ/ Notionをプロのツールに変える (@heytoumaro) March 24, 2024

世界中で愛好家が増え続けているGTDとその魅力をこのテンプレートを通してぜひ実感してください！ぜひ、感想をSNSで頂けると嬉しいです。
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